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Project ID: 1000

Refugee Companion Initiative

Initiator: Alexander Pfeiffer
submitted on: 27.10.2015
Budget: € 8.400,-
Funding deadline: 15.01.2016
Country/Region: Austria/Vienna
Type: Campaign
Issue: Refugees & immigration


The project "Refugee Companion Initiative" offers solutions from the registration of people seeking protection to the setup of a digital identity/Companion App to a successful job integration.

Project address

Geylinggasse 17/1
1130 Wien

Wien, Österreich, EU
  • Date of planned start: 01.01.2016
  • Date of planned end: 01.08.2016

Brief project description

Europe is facing a difficult situation due to the recent wave of refugees coming from different conflict areas.

We like to further develop our concept of helping the refugees (asylum seekers) but also the European Union and the local governments.

Basically the core concept is consisting of three seperate parts:

(1) Responsive HTML5 WebApp for NGO and Goverments, including state of the art quick tests to review the country of origin. The quick tests consists of a multi-modal quiz and a semantic language tool (a learning machine).

(2) Implementation of a "Mobile Signature" for refugees / asylum seekers, which opens access to the companion app, an app that offers a variety of useful tools like a translation tool with pictogrammes, direct communication to governmental institutions, language-courses a.s.o.

(3) Job-Interview and Skill Assessment that can be done via the companion app and face-to-face job-centers. Asylum-Seekers can get access to certain jobs, the paiment will be handled via a govermental trust supporting a barcode system.

Help us to reach the comparatively low sum of 7.500 euros in order to take action and to turn the crisis into an opportunity for everyone!

We already developed an executive summary of our concept, that we call concept V0.5. We now would like to conduct intensive research (expert-interviews etc. ) and to work on a more elaborated version of our concept available in 3 languages.

our Website (german)

Facebook (we try to keep the important parts bilingual)



Proof of project conclusion

Development of the concept, open-source publication of it:
1) development of workflows
2) development of mock-ups
3) expert interviews and research
4) development of technical documents and wireframes
5) translation

overall accounts, copies of all bills, fotos, online final report.


The Problem

Europe is seemingly overwhelmed by an ever increasing number of refugees seeking to reach safe harbors. First signs, which appeared on islands in the mediterrean sea, have been ignored thoroughly. Now the price for misleaded politics and the lack of common will to take action has to be paid. At the same time right wing movements like Pegida gain new ground and negative campaigns on Facebook create more and more friction.

In course of our planned action - The Refugee Companion Initiative - we would like to develop a concept for tackling the "crisis" and turning it into an opportunity for everyone - refugees and asylum seekers, EU and local governments.

Currently local and EU wide strategies lack of the following:

  1. sustainable concepts of dealing with high numbers of refugees and asyslum seekers
  2. tools which potentially ease the process of registration and open communication portals with officials, NGOs etc.
  3. open job markets and educational initiatives for refugees
  4. e-learning tools for learning national languages and cultural habits
  5. suitable accomodation for refugees
  6. social and psychological support
  7. ways of eliminating the risks of illicit employment

The Solution

1. Registration & Nationality Check

NGOs and Authorities gain access to a registration app, which offers two core features:

  • a quiz referring to the respective place of origin
  • a semantic voice recognition software (using a machine learning system)

Together with the papers supplied refugees can be registered in a europe-wide database, which is connected with digital registers already existing in different EU countries.

A positive registration leads to a "mobile-signature-light" status specially designed for refugees to gain access to the companion app. 

During the registration a foto is taken and used for image-recognition e.g. within the different existing data-bases.

2. Digital (mobile) Signature for refugees and asylum seekers

  • offers access to the companion app
  • refugees can sign e-mails and pdfs digitally

3. Companion App

The companion app will serve as powerful digital helper for refugees including the following features:

  • digital post & email account
  • easy and secure communication with authorities, signed by the sender
  • In-app interface linking to different NGOs
  • Hub to language portals
  • Communication & elearning tools supporting pictogrammes
  • Access to job programm if entitled for it
  • and many other features

4. Access to the Job Market and to the Educational System

In some circumstances the refugees (after beeing granted asylum) can enter the job market within a specially designed job-programm, where they get adequate assistance and learn on the job. 

5. Financial Support

Within this special program, the salary is paid by the company and the state within a certain ratio that varies depending on how much extra features the company offers to the asylum seeker. However, the money is not transfered on a classic bank account. A dedicated bank which regulates all transfer within this special job program has to be created. The payment will be handled via a mobile app featuring a barcode system. The money can be spend in any european shop offering a barcode scan system. This keeps most of the money within the european economy, especially the part provided by the state.

The Team

We are a team consisting of experts from different fields including project management, HR, web design marketing (...). Each team member has unique skills which in sum can contribute to the success of the project. We have access to different work related networks and are therefore able to promote the Refugee Companion Initiative on a broad scale.


The concept will be disseminated using all channels available including meetings with EU officials. We are also planning to use grass root movement strategies like Thunderclap next to social media like Twitter and Facebook in order to reach high levels of media coverage.


The Refugee Companion Initiative aims to offer:

  1. easy registration options for refugees,
  2. secure and direct communication channels with officials,
  3. visual communication and elearning tools using pictogrammes,
  4. access to the job market and to education for refugees,
  5. financial support for refugees and a safeguard for the austrian financial system.


  • Total budget
    € 8.500,-
  • - Own resources
    € 1.000,-
  • Funding target
    € 7.500,-
  • + Handling fee
    € 900,-
  • Target budget
    € 8.400,-
  • Funding threshold
    € 0,-
  • partial amount A (will be transferred if financing was successful)
    € 3.500,-
  • partial amount B (will be transferred after receipt of the interim report)
    € 2.500,-
  • Delivery date interim report
  • partial amount C (will be transferred after receipt of the complete project conclusion report; at least 10 % of the target budget)
    € 1.500,-
  • Delivery date final report
  • Project risks
    Lacking cooperation and support of political parties, technology partners (low budget)
  • Budget planning
    1) creation of workflows: 1000 Euros
    2) design of mockups & wireframes for the companion app: 2.000 Euros
    3) qualitative interviews with experts from different fields of research and practices: 2.500 Euros
    4) networkig & dissemination: 1.000 Euros
    5) creation of a concept for the job database: 1.000 Euros
    6) translation into german, englisch, french: 1.000 Euros




Final report

Final report in general

Im Zuge des Projekts wurden die folgenden wesentlichen Arbeitsschritte gesetzt:

1) Gespräche mit diversen Stakeholdern & Flüchtlingen, Durchführung & Analyse von Interviews

2) Konzeption und laufende Adaptierung eines Serviceangebots für Flüchtlinge, Entwicklung eines Fähigkeitskonzepts zur Erfassung beruflich relevanter Persönlichkeitseigenschaften sowie Interessen, Umsetzung in Form von zwei Fragebögen

3) Design von Mock-Ups & Screens für einen mobilen App-Demonstrator (Refugee Companion App) Prototyp/Click-Dummy unter: 

4) Übersetzung des Konzepts in verschiedene Sprachen (E, D, F)

5) laufende Dissemination über Online- und Offline Kanäle

Anmerkung: Für eine ausführliche Darstellung des aktuellen Projektstands siehe angefügter inhaltlicher Endbericht oder:

Englische Version des Konzepts:

Kurzversion des Konzepts auf Französisch:





Which sociopolitical purpose has the project fulfilled?

Als das Projekt "Refugee Companion Initiative (RCI)" für die Einreichung vorbereitet wurde, herrschte in Österreich und in Teilen Europas zumindest eine verhaltene Willkommenshaltung, diese Wahrnehmung hat sich jedoch in den letzten Monaten gedreht (siehe auch Einleitung Zwischenbericht). Die Problemlage ist zwar im wesentlichen dieselbe, der Fokus liegt nun jedoch eindeutig auf der Sicherung von Grenzen, der Kontrolle und Rückführung sowie der Integration von Flüchtlingen. Diese Entwicklungen wurden vom Projektteam berücksichtigt und zudem Kooperationen mit bestehenden Initiativen angestrebt um auf die veränderte Ausgangslage eingehen zu können.

Das Projekt zielt nun auf die wesentlichen Brennpunkte wie Integration & Arbeitsmarktzugang ab, indem zugeschnittene Serviceangebote rund um Sprachvermittlung, Fähigkeitsassessment und Behördenkommunikation konzipiert wurden. Dank der Interviews wurde in direkter Kooperation mit der Zielgruppe die Bedürfnislage festgestellt und das Featureset der Companion App definiert.

Zusammenfassend hat das Projekt trotz der sich ständig verändernden politischen Situation sowie der gesellschaftlichen Wahrnehmung um die Hauptbrennpunkte gekümmert, diese verbreitet und einen ersten wesentlichen Ansatz zur Entwicklung eines zentralen Service-Hubs für Flüchtlinge in Form eines App-Demonstrators geliefert.



What were the reactions of others to this project?

Das Projekt wurde auf mehreren Kanälen disseminiert, besonders hervorzuheben sind Berichte im Standard sowie auf FM4:

Zudem wurden Social Media Kanäle wie etwa Facebook zur Verbreitung aber auch aktiven Auseinandersetzung genutzt. Eine besonders spannende bzw. angesichts der großen Gräben zwischen rechtsgerichteten und linksgerichteten Ansichten waren die Diskussionen mit einzelnen BesucherInnen der RCI Seite. Hier hat sich gezeigt, dass eine zumeist negative Einstellung gegenüber dem Projekt durch ausführliches Erklären und Argumentieren der Ziele in eine neutrale Meinung oder sogar eine positive Wahrnehmung des Projekts gedreht werden konnte.




For what was the donated money spent?

Das gespendete Geld wurde für die folgenden Leistungen verwendet:

1) Erstellung eines Arbeitsplans, laufendes Projektmanagement: 1 100 Euro (interne Arbeitsleistung)

2) Konzeption & laufende Adaptierung des Featuresets der RCI App: 1 575 Euro (interne Arbeitsleistung), Erstellung von Fragebogenbatterien

3) Durchführung von Interviews: 1000 Euro (externe Arbeitsleistung)

4) Erstellung von Skizzen, Mock-Ups sowie eines klickbaren Prototypen der RCI App: 2 400 Euro (externe Arbeitsleistung)

5) Übersetzung des Konzepts auf Englisch und Französisch: 600 Euro (externe Arbeitsleistung)

6) Dissemination, Verbreitung des Projekts, Kommunikation & PR: 1750 Euro (interne Arbeitsleistung)

7) Hosting der Website: 100 Euro (externe Arbeitsleistung)

Gesamtausgaben: 8 525 Euro, geplant: 8 500 Euro

Kosten die über eine interne Arbeitsleistung erreicht wurden (Arbeitsstunden Alexander Pfeiffer): 4 425 Euro

externe Kosten: 4 100 Euro

Es fand zudem eine Umschichtung von Kosten bzw. auch eine Anpassung der Arbeitspakete statt: als neues Arbeitspaket wurde die Konzeption des Serviceangebots definiert, die Erstellung einer Jobbörse wurde auf Grund von sehr guten Partnerinitiativen rausgenommen, von den Interviews wurde Budget auf das Design (Erstellung von Skizzen, Mock-Ups & Clickdummy) umgeschichtet.




Donate time

Please enter the hours you want to donate for the tasks.

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Still required: 30 Hours
Durchführung und Transkription von Interviews

Assigned subjects